Pengertian Surat Dinas

Pengertian Surat Dinas – Sebagian dari kita mungkin merasa sangat asing dengan salah satu jenis surat bernama surat dinas. Sadar ataupun tidak, semasa sekolah dulu kita pernah mendapatkan surat dinas ini dari pihak sekolah.

Salah satunya adalah surat dinas berupa undangan untuk kedua orang tua ataupun wali murid. Beberapa contoh undangan nya seperti pengambilan rapor, dan juga acara – acara sekolah lain nya.

Secara umum surat dinas merupakan suatu surat yang di tulis ataupun di buat yang bertujuan untuk keperluan dinas. Surat dinas ini juga bisa dikatakan sebuah surat yang hampir serupa dengan surat pada umum nya. Akan tetapi yang menjadi pembeda dari surat dinas dengan surat yang lainnya yaitu terdapat pada format dan juga ciri – ciri yang hanya ada di dalam surat dinas ini saja.

Jika kamu penasaran dengan penjelasan lebih lengkap terkait dengan surat dinas ini, kebetulan pada ulasan kali ini kami akan mengulas mengenai surat dinas meliputi pengertian, fungsi, ciri, syarat, contoh dan lain sebagainya. Yuk mari simak dan juga pahami penjelasan yang ada di bawah ini mengenai surat dinas, Agar kamu mendapatkan ilmu, pengetahuan dan juga wawasan yang baru.

Pengertian Surat Dinas

pengertian surat dinas

Surat dinas merupakan suatu surat yang di tulis ataupun di buat oleh suatu instansi atau lembaga yang bertujuan untuk keperluan kedinasan. Surat dinas memiliki definisi lain yang dikutip dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Surat dinas adalah sebuah surat yang berisikan sebuah permasalahan yang terdapat di dalam kedinasan dan biasanya surat dinas ini di buat oleh lembaga ataupun instansi – instansi tertentu.

Isi dari pada surat dinas itu sendiri tentunya di tujukan untuk sebuah keperluan kedinasan, baik itu pemerintahan atau pun instansi swasta. Fungsi surat dinas ini juga tidak hanya berlaku di sebuah instansi pemerintahan saja, Akan tetapi juga berlaku di sebuah instansi swasta. Isi di dalam surat dinas ini biasa nya berupa pemberian tugas, pemberian izin, penyampaian pengumuman dan lain sebagai nya.

Dikarenakan isi dari surat dinas ini bersifat resmi ataupun formal, serta penulisan yang terdapat di dalam surat tersebut merupakan struktur penulisan yang formal ataupun resmi, maka surat dinas ini termasuk dalam kategori surat yang resmi. Berikut ini kami akan menjabarkan mengenai strukur apa saja yang terdapat di dalam surat dinas ini, yuk mari simak dan pahami struktur nya sebagaimana yang akan kami jabarkan di bawah ini .

Struktur Surat Dinas

Struktur Surat Dinas

Agar memudahkan kita dalam proses pembuatannya,  tentunya Sebuah surat memiliki struktur yang biasa dijadikan sebagai acuan ataupun kerangka pada saat kita akan membuat surat tersebut. Dan juga dikarenakan surat ini merupakan sebuah surat yang resmi, maka sebuah struktur merupakan hal yang cukup penting di dalam surat tersebut. Yuk mari simak dan juga pahami strukturnya di bawah ini.

1. Kepala Surat ( Kop Surat )

Kop surat merupakan salah satu struktur dari surat dinas, yang berada di bagian paling atas dari surat dinas.Biasanya dalam kop surat berisikan alamat instansi atau lembaga, nama, dan juga logo dari sebuah instansi yang membuat ataupun mengirimkan surat tersebut.

Kop surat tidak hanya berfungsi sebagai sebuah pendahuluan dalam surat saja, Akan tetapi kop surat juga berfungsi untuk menunjukkan sebuah identitas dari sebuah surat. Dengan adanya kop surat tersebut, Pembaca akan dimudahkan untuk mengetahui Dari mana asal surat tersebut.  mengingat bahwasannya kop surat merupakan salah satu identitas yang terdapat di dalam sebuah surat.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat merupakan salah satu struktur yang terdapat di dalam surat dinas,  di dalam tanggal surat ini terdiri dari tanggal dan juga tempat di mana surat dinas itu dibuat. Tanggal yang terdapat di dalam surat dinas umumnya terletak di bagian pojok kanan atas.

Tanggal surat memiliki sebuah fungsi untuk dapat menunjukkan pada tanggal berapa, hari apa serta bulan, bulan berapa, serta tahun berapa surattersebut di buat. Fungsi lain dari adanya tanggal surat yaitu : Sebagai sebuah referensi untuk bagian administrasi, mempermudah pengingat untuk seorang yang menerima surat tersebut, mempermudah dalam penepatan waktu untuk membalas surat tersebut.

3. Nomor Surat

Nomor surat merupakan salah satu struktur yang terdapat di dalam surat dinas, Nomor surat itu sendiri terdiri dari sebuah kode yang di buat berdasarkan dengan nomor dari surat dinas, identitas instansi ataupun suatu lembaga yang mengeluarkan surat tersebut, Serta tahun pembuatan dari surat tersebut.

Nomor surat merupakan sebuah bukti bahwa surat tersebut adalah sebuah surat yang resmi. Dalam penulisan format nya,  formatnya memiliki kode yang terdapat maksud tersendiri di dalamnya. Tujuan dari pemberian nomor surat tentunya bermaksud untuk mempermudah kita agar mengetahui pembuatan sebuah surat dan juga dapat mempermudah ketika akan melakukan pengarsipan.

4. Lampiran

Lampiran merupakan salah satu struktur yang terdapat di dalam surat dinas, Lampiran merupakan sebuah berkas pendukung yang akan di sampaikan dan berkaitan dengan tujuan di buatkan nya surat dinas tersebut. Lampiran pada surat dinas dapat berupa dokumen ataupun selembar kerta.

Lampiran surat berfungsi sebagai sebuah petunjuk dan juga penjelasan mengenai keterangan yang dimiliki oleh surat tersebut. Hal tu akan mempermudah penerima dalam memahami isi dari surat yang diterimanya. Lampiran perlu dituliskan sebagai sebuah indikasi bahwasannya surat tersebut mempunyai dokumen tambahan. Lampiran biasanya terletak di bawah nomor surat

5. Perihal Atau Hal

Perihal atau hal merupakan salah satu struktur yang terdapat di dalam surat dinas, Lampiran yaitu suatu bagian yang berisikan isi atau pokok dari surat tersebut. Contoh nya seperti, di tujukan kepada siapa atau apa tujuan dari surat tersebut.

Pada bagian surat ini berfungsi si untuk dapat mengetahui inti pokok ataupun isi yang terdapat didalam sebuah surat tanpa perlu membaca isi dari keseluruhan surat yang ada. Perihal surat ataupun hal,  sebagai di secara cara singkat. Hal pada sebuah surat digarisbawahi ataupun ditulis dengan huruf kapital. Hal ini berfungsi sebagai titik fokus ketika seorang pembaca membuka suatu surat.

6. Alamat

Ada dua macam jenis penulisan alamat yang terdapat di dalam surat dinas,  ada yang untuk sebuah instansi ataupun lembaga, Ada juga yang ditujukan untuk perseorangan. Letak penulisan alamat ini terdapat di bagian kiri tengah dari jarak antara hal dan juga salam pembuka.

Alamat dari surat berfungsi untuk memberitahukan penerima surat, darimana sebuah surat yang di terima berasal. Selain itu alamat surat juga berfungsi sebagai pentunjuk untuk pengarsipan, mempermudah seorang petugas surat dalam menyampaikan sebuah surat. Sebagai sebuah alamat luar ketika sedang menggunakan sebuah sampul yang berjendela.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan salah satu struktur yang terdapat di dalam surat dinas,  salam pembuka digunakan untuk menunjukkan sikap sopan santun, ataupun rasa hormat ke pada seseorang. Salam pembuka menjadi hal yang wajib di tuliskan pada surat dinas, karena hal ini menunjukkan rasa hormat kepada si penerima surat tersebut.

8. Isi Surat

Isi surat merupakan salah satu struktur yang terdapat di dalam surat dinas, Isi dari surat dinas tersebut perlu disesuaikan dengan perihal dan juga hal yang akan disampaikan serta bagian ini dibuat dengan jelas, padat, dan juga singkat.

9. Salam Penutup

Salam penutup merupakan salah satu struktur yang terdapat di dalam surat dinas, serupa dengan salam pembuka, salam penutup ini merupakan suatu bentuk sikap sopan santun, dan juga bentuk rasa hormat sebelum mengakhiri surat tersebut.

10. Nama

Nama merupakan salah satu struktur yang terdapat di dalam surat dinas, nama yang terdapat di dalam surat dinas ini merupakan nama dari seorang pengirim yang dituliskan secara lengkap dan juga jelas.

11. Tembusan

Tembusan merupakan salah satu struktur yang terdapat di dalam surat dinas, tembusan biasanya berisikan nama atau inisial dari pihak lain yang perlu mengetahui adanya surat tersebut. Biasanya pihak yang terdapat di dalam bagian tembusan merupakan sebuah pihak yang memiliki keterkaitan dengan isi surat tersebut.

12. Inisial

Inisial merupakan salah satu struktur yang terdapat di dalam surat dinas, Inisial pada surat dinas umumnya dituliskan pada bagian kiri bawah setelah tembusan surat dinas. Bagian ini di buat ketika di perlukan saja.

Fungsi Surat Dinas

Fungsi Surat Dinas

Seperti yang telah kami sampaikan sebelumnya bahwasanya surat dinas dibuat dengan memiliki sebuah maksud dan juga tujuan tertentu. Berikut ini kami akan menjabarkan mengenai tujuan dari surat dinas yang lebih spesifik. Jika kamu penasaran akan tujuan dari surat dinas, yuk mari simak dan juga pahami penjabaran di bawah ini :

  1. Fungsi dari surat dinas ini yaitu, bisa juga jadikan sebagai bukti yang otentik untuk sebuah perjanjian ataupun kesepakatan.
  2. Sebagai sebuah bukti adanya suatu perubahan dan juga perkembangan didalam sebuah lembaga ataupun instansi.
  3. Sebagai sebuah alat yang diperuntukkan untuk mengikat baik kepada ada si penulis surat,  maupun yang menerima surat dinas tersebut. Itulah mengapa surat dinas perlu di jadikan sebagai arsip dari sebuah instansi ataupun lembaga.
  4. Sebagai sebuah pedoman kerja,  misalnya surat keputusan,  surat izin, dan juga surat instruksi kerja.

Ciri – Ciri Surat Dinas

Ciri Ciri Surat Dinas

Kita dapat mengenali suatu surat berdasarkan dari karakteristik yang dimiliki oleh surat tersebut,  tentunya karakteristik tiap surat perlu berbeda-beda, untuk dapat membedakan antara surat satu dengan surat yang lainnya.  Berikut ini kami akan menjabarkan beberapa ciri-ciri yang terdapat di dalam surat dinas, Yuk mari kita sama-sama simak dan juga pahami penjabaran yang tertera di bawah ini

  1. Sebuah surat dinas perlu dilengkapi dengan adanya stempel atau pun cap dari suatu lembaga ataupun instansi yang mengeluarkan surat tersebut.
  2. Pada surat dinas ini terdapat satu bagian yang berisikan salam penutup, dan juga salam pembuka sebagai sebuah bentuk penghormatan ataupun kesopanan ketika sedang berkomunikasi melalui media surat.
  3. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas,  menggunakan bahasa  yang formal, baku, dan tentunya resmi. Karena surat ini merupakan sebuah surat yang formal.
  4. Tersedia juga sebuah nomor surat dan juga lampiran sebagai sebuah berkas yang akan menjadi pendukung adanya surat tersebut.
  5. Di dalamnya terdapat kepala surat ataupun kop surat yang berisikan nama sebuah instansi ataupun lembaga  yang membuat surat tersebut.

Syarat – Syarat Surat Dinas

Syarat - Syarat Surat Dinas

Untuk membuat surat dinas tentunya kamu perlu memenuhi syarat-syarat untuk membuat surat tersebut. Surat dinas ini dibuat dengan sebuah format tertentu, dan juga tentunya dibuat menggunakan sebuah bahasa yang formal, karena surat ini merupakan sebuah surat yang resmi. Berikut ini kami akan menjabarkan mengenai syarat-syarat yang harus dipenuhi ketika akan membuat surat dinas.

  1. Surat dinas di buat dengan memberikan sebuah citra yang sejalan dengan instansi ataupun lembaga yang mengeluarkan surat dinas tersebut.
  2. Surat dinas dibuat dengan menggunakan bahasa yang sopan,  baku,  formal,  dan  juga mudah untuk di mengerti.
  3. Isi yang terdapat di dalam surat dinas ini harus di buat dengan jelas, padat, dan juga singkat.
  4. Format dari surat dinas wajib di buat dengan berlandasken kepada standarisasi pembuatan surat resmi, dengan menggunakan sebuah format yang tersusun rapih.

Jenis – Jenis Surat Dinas

Jenis - Jenis Surat Dinas

Banyak sekali surat yang termasuk ke dalam jenis surat dinas. Beberapa diantaranya akan kami jabarkan sebagai berikut ini, Yuk mari simak dan juga pahami beberapa jenis surat dinas yang akan kami jelaskan seperti yang tertera di bawah ini.

1. Surat Panggilan kerja

Salah satu surat resmi yang bertujuan untuk memanggil seorang calon karyawan untuk melakukan wawancara ataupun test, merupakan bagian dari surat dinas. Selain untuk memanggil seorang calon karyawan keperluan yang terdapat di dalam surat dinas ini adalah sebagai pemanggilan untuk melakukan sebuah test, wawancara, ataupun hal – hal lain yang berkaitan dengan pemanggilan kerja.

2. Surat Perintah perjalanan Dinas

Surat Perintah Perjalanan Dinas merupakan suatu bagian dari surat dinas yang biasanya berfungsi untuk memberikan suatu tugas ataupun perintah kepada seorang karyawan untuk melakukan perjalanan dinas ke berbagai daerah, di luar maupun dalam negeri.

3. Surat perjanjian kerja

Surat perjanjian kerja merupakan sebuah surat formal dan juga resmi yang berisikan suatu kesepakatan untuk melakukan pekerjaan pada suatu perusahaan dengan kurun waktu yang telah ditentukan, serta ditandatangani oleh calon pekerja dan juga pihak perusahaan. Umumnya surat ini dilengkapi dengan ketentuan yang akan mengatur Hubungan kerja antara karyawan dengan perusahaan hahaha

4. Surat pemeritahuan

Surat pemberitahuan merupkan salah satu jenis dari surat dinas, surat ini berisi tentang pemberitahuan yang di beritahukan kepada seluruh anggota atau karyawan yang berada di lingkungan kerja agar mereka dapat mengetahui sebuah informasi terkait suatu hal. Surat dinas jenis ini sering di gunakan oleh sebuah perusahaan baik swasta maupun badan usaha milik pemerintah ( BUMN )

5. Surat kuasa

Surat kuasa merupakan sebuah surat yang berisikan mengenai pelimpahan sebuah wewenang dari seorang pejabat di perusahaan kepada seseorang ataupun pejabat perusahaan lain yang di berikan kepercayaan, untuk dapat bertindak mewakili seseorang yang memberikan sebuah kuasa tersebut. Ada beberapa hal yang biasanya membuat seseorang melimpahkan sebuah wewnang, salah satunya karena orang tersebut sedang tidak bisa memenuhi tugasnya.

6. Surat keterangan

Surat keterangan merupakan salah satu surat yang berfungsi untuk memberikan suatu keterangan mengenai sebuah aktivitas seorang ataupun hal – hal tertentu. Surat keterangan biasanya di sosialisasikan ke dalam bentuk surat, kemudian wajib untuk di pahami oleh semua karyawan agar tidak terjadi miss komunikasi dan lain sebagainya.

7. Surat memo atau nota dinas

Surat memo merupakan sebuah surat yang biasa juga di sebut dengan sebutan nota dinas. Surat memo merupakan sebuah surat khusus yang biasa dipergunakan secara intern dalam sebuah organisasi ataupun instansi yang dilakukan oleh para pejabat kantor dengan isi dari surat yang cenderung singkat.

8. Surat edaran

Surat edaran merupakan surat yang berisikan sebagai sebuah bentuk pemberitahuan mengenai sesuatu yang kemudian ditunjukkan kepada ada beberapa orang saja ataupun kepada banyak pihak sekaligus. Surat edaran ini hampir serupa dengan salah satu jenis surat yang terdapat di dalam surat dina, yaitu surat pemberitahuan.

9. Surat permohonan izin

Surat permohonan izin merupakan sebuah surat yang yang dibuat dengan tujuan untuk memohon akan suatu perizinan Untuk dapat melakukan sebuah kegiatan tertentu kepada pihak perusahaan ataupun seseorang yang berhubungan dengan surat permohonan izin tersebut. Pada umumnya surat ini digunakan jika seseorang ataupun pihak dari perusahaan membutuhkan suatu bantuan dari perusahaan lain yang terkait dengan kepentingan mereka.

10. Surat pengumuman

Surat pengumuman merupakan sebuah surat yang tergolong sebagai surat dinas. Suatu surat pengumuman dapat dikatakan sebagai surat dinas apabila isinya memuat perihal suatu informasi yang memiliki tujuan untuk di sampaikan kepada khalayak umum di suatu perusahaan ataupun lembaga yang terkait, secara legal ataupun resmi

11. Surat undangan

Surat undangan merupakan sebuah surat yang termasuk kedalam jenis surat dinas, Biasanya surat ini dibuat karena akan diadakannya sesuatu hal yang akan dilaksanakan oleh suatu lembaga atau perusahaan. Surat ini dibuat dikarenakan adanya sebuah kepentingan yang bersifat resmi dan juga harus dihadiri oleh karyawan – karyawan dari sebuah perusahaan, bukan perorangan.

12. Berita acara

Selanjutnya yang termasuk ke dalam salah satu jenis surat dinas yaitu berita acara. Surat ini dibuat untuk menginformasikan sebuah catatan yang berisikan Laporan mengenai sebuah kegiatan yang telah dilaksanakan oleh suatu lembaga ataupun perusahaan. Selain itu surat ini juga berfungsi sebagai Laporan mengenai adanya sebuah petunjuk terhadap suatu peristiwa tertentu yang terjadi dan berhubungan dengan perusahaan ataupun lembaga resmi

13. Surat rekomendasi

Surat rekomendasi merupakan salah satu jenis surat dinas yang secara khusus dibuat ataupun ditulis oleh seorang pimpinan dalam suatu perusahaan. Surat rekomendasi ini berisikan mengenai deskripsi dan juga keterangan terkait seseorang yang datanya diambil secara resmi ataupun otentik. Surat ini biasanya diminta secara intern oleh seseorang yang yang memiliki wewenang berdasarkan kepentingannya.

14. Surat pemberian izin

Jika surat permohonan izin merupakan sebuah surat permohonan izin yang dilakukan secara resmi, maka surat pemberian izin merupakan suatu bentuk balasan dari surat permohonan izin. Surat permohonan izin ini biasanya dikeluarkan untuk memberikan sebuah izin kepada seseorang ataupun instansi yang berhubungan untuk memakai tempat ataupun barang-barang tertentu yang yang kemudian dimanfaatkan demi usaha dan kepentingan nya.

15. Surat keterangan

Surat keterangan merupakan salah satu dari jenis surat dinas yang berisikan sebuah kepastian atau kejelasan tertentu mengenai suatu hal, demi melaksanakan sebuah kepentingan tanpa adanya ragu pada seseorang ataupun sebuah instansi untuk menjalin hubungan kerja sama, dalam sebuah tindakan yang ilegal

16. Surat keputusan

Salah satu jenis surat dinas selanjutnya yaitu adalah surat keputusan.  surat surat dengan maksud dan juga tujuan untuk memutuskan sesuatu hal penting yang berhubungan dengan sebuah instansi ataupun perusahaan,  agar menghindari terciptanya suatu kesalahpahaman antara pihak-pihak yang terkait, sesuai dengan yang di jelaskan di dalam isi dari surat tersebur secara rinci dan juga jelas.

17. Surat perintah

Surat perintah merupakan salah satu jenis surat dinas yang seringkali di gunakan untuk melakukan sebuah hal yang berisifat resmi, berdasarkan dengan kepentingan yang di miliki perusahaan. Surat ini biasanya ditunjukkan kepada staff karyawan yang memiliki kedudukan lebih rendah di banding seseorang yang membuat surat perintah tersebut.

18. Surat bantahan

Surat bantahan merupakan salah satu jenis surat dinas yang biasa dipakai di sebuah lembaga khusus nya badan hukum, Karena saat ini memiliki tujuan dan fungsi untuk menuliskan berbagai macam jenis bantahan yang di lakukan seorang penggugat terhadap suatu hal ataupun pernyataan tertentu yang tidak sejalan dengan fakta dan juga kebenaran nya. Surat ini juga berfungsi untuk meluruskan suatu hal untuk meminimalisir terjadinya sebuah konflik.

19. Surat peringatan

Surat peringatan merupakan salah satu jenis surat dinas yang ditulis atau dikeluarkan untuk memberikan sebuah peringatan kepada seorang karyawan. Surat ini biasanya dibuat oleh pihak atasan dari sebuah perusahaan ataupun lembaga staf ke karyawan, atas perlakuan seorang karyawan yang telah malanggar sebuah aturan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan ataupun lembaga resmi.

20. Surat laporan

Surat laporan merupakan sebuah surat yang berisikan mengenai informasi si yang tentunya berguna untuk perusahaan ataupun sebuah lembaga. Surat ini di buat sebagai bentuk laporan dari seseorang yang sebelumnya di berikan sebuah tugas oleh perusahaan. Surat ini juga berfungsi sebagai arsip yang akan di simpan oleh perusahaan, di karenakan laporan yang di dapat merupakan hal yang cukup penting bagi perusahaan.

21. Surat tugas

Surat tugas memiliki sebuah karakteristik yang hampir serupa dengan surat perintah,  Surat tugas ini berisikan mengenai sebuah mandat ataupun tugas untuk melaksanakan suatu hal,  hal-hal yang dilimpahkan kepada seseorang dengan kedudukan ataupun jabatan paling rendah di dalam sebuah perusahaan. Tugas yang diberikan bersifat resmi sehingga perlu diselesaikan sesuai dengan kurun waktu yang telah ditentukan.

22. Surat pengantar

Surat pengantar merupakan salah satu jenis surat dinas yang ditulis dengan resmi dan bertujuan untuk mengantarkan atau menyampaikan suatu barang seperti dokumen, berkas, dan juga surat. Surat ini biasanya ditunjukkan kepada instansi ataupun lembaga yang berhubungan dengan seseorang yang membuat surat tersebut.

23. Surat perjanjian transaksi

Surat perjanjian transaksi merupakan sebuah surat yang biasa dipakai untuk mengesahkan sebuah perjanjian,  yang kemudian akan disepakati oleh kedua belah pihak dalam sebuah kegiatan jual beli. Tentunya surat ini dibuat atas kesepakatan kedua belah pihak,  dan tidak bisa mengandalkan satu pihak saja.

bila perjanjian tersebut tidak disepakati oleh pembeli,  maka pembeli bisa dengan mudah membatalkan transaksi tersebut berdasarkan ketentuan dan juga kriteria tertentu. Kesepakatan tersebut resmi di buat dalam surat perjanjian transaksi yang biasanya lakukan bila sebuah barang yang dibeli memiliki harga atau nominal yang tinggi. Seperti contoh nya properti, atau barang berharga lain nya.

24. Surat usulan

Surat usulan merupakan sebuah surat resmi yang dikeluarkan pada saat pihak yang bersangkutan memiliki sebuah kerjasama ataupun perjanjian tertentu, kemudian salah satu dari pihak tersebut memberikan permintaan ataupun saran untuk melakukan sesuatu yang bersifat penting dan juga di inginkan oleh si pembuat surat. Kemudian surat tersebut di usulkan sesuai dengan bidang yang di miliki oleh seorang penerima surat.

25. Surat perjanjian sewa menyewa

Surat perjanjian sewa-menyewa merupakan salah satu jenis surat dinas yang berisikan mengenai perjanjian sewa menyewa. Surat ini dibuat untuk meresmikan sebuah kesepakatan antar suatu perusahaan ataupun pemilik dari usaha tersebut dengan pihak penyewa. Biasanya barang yang di sewa memiliki nilai ekonomi yang tinggi sehingga diperlukan adanya surat perjanjian sewa-menyewa tersebut.

26. Surat intruksi

Surat intruksi merupakan sebuah surat yang berisikan perintah ah dan juga petunjuk-petunjuk yang dibuat berlandaskan pada kebijaksanaan dan juga peraturan yang dimiliki oleh seorang pimpinan ataupun sebuah perusahaan. Surat intruksi ini biasanya di tujukan kepada perorangan bukan kepada kelompok karyawan.

Ketentuan Dalam Menyusun Surat Dinas

Ketentuan Dalam Menyusun Surat Dinas

1. Penyelenggaraan Urusan

Penyelenggaraan urusan yang terdapat di dalam kedinasaan melalui tata cara surat-menyurat, dengan jenis surat dinas harus di lakukan dengan cermat dan juga teliti untuk menghindari sebuah kesalahpahaman dari kedua belah pihak. Baik seorang pengirim maupun seorang yang menerima surat dinas tersebut

2. Koordinasi Antara Pejabat

Koordinasi antar pejabat yang ada di dalam lingkungan perusahaan ataupun instansi sebaiknya dilakukan menggunakan sebuah metode yang dirasa paling cepat dan juga tepat. Seperti melalui jaringan telepon, kunjungan, pribadi diskusi, dan lain sebagainya. Jika dalam proses penyusunan sebuah surat dinas diperlukan adanya koordinasi, Maka seorang pejabat yang terkait dapat melakukan sebuah kordinasi melalui tahap – tahap penyusunan suatu konsep sehingga dapat menghindari adanya sebuah revisi di dalam sebuah konsep final.

3. Urusan Kedinasan / Instansi

Suatu urusan kedinasan yang dilaksanakan dengan menggunakan tata cara dan juga prosedur surat-menyurat diharuskan untuk menggunakan sebuah sarana komunikasi dan juga administrasi yang resmi. Jika pilihan nya adalah dengan menggunakan surat, maka surat tersebut perlu di cantumkan legalitas berupa cap ataupun kop surat di dalam nya.

4. Jawaban Terhadap  Surat Yang Sudah Masuk

  • Sebuah instansi atau perusahaan yang menerima surat dinas tersebut,   Diharuskan dengan segera untuk mengirimkan sebuah jawaban atas surat yang telah diberikan
  • Jika terdapat keterlambatan dalam mengirimkan Sebuah Jawaban, Maka instansi penerima diharuskan untuk mengkonfirmasi atas keterlambatan yang telah dilakukan.

5. Waktu Penandatanganan Surat

Waktu dari penandatanganan sebuah surat diharuskan untuk dapat memperhatikan jadwal pengiriman surat dan juga sifat surat yang berlaku di lingkup instansi ataupun lembaga resmi yang berhubungan dengan surat tersebut

6. Salinan Surat

Salinan dari surat tersebut hanya diberikan kepada yang berhak dan juga memerlukannya, yang  dapat dinyatakan dengan cara memberikan sebuah alamat yang dituju atau dimaksud pada bagian tembusan. Salinan dari surat dinas ini di haruskan untuk memiliki batas, dan juga hanya untuk suatu kebutuhan sebagai mana yang di jelaskan berikut ini :

  • Salinan tembusan merupakan sebuah salinan surat yang biasanya disampaikan kepada seorang pejabat, yang memiliki keterikatan atas surat tersebut
  • Salinan laporan merupakan sebuah salinan surat yang biasanya disampaikan dalam bentuk laporan kepada seorang pejabat yang berwenang di dalam sebuah perusahaan ataupun instansi terkait.
  • Salinan untuk pengarsipan merupakan sebuah salinan surat yang akan disimpan untuk kepentingan pemberkasan ataupun arsip.

7. Tingkat Keamanan

  • Jika surat tersebut memiliki tingkat keamanan sangat rahasia, biasanya disingkat dengan singkatan SR. Sebuah surat yang memiliki tingkat keamanan sangat rahasia berisikan kan hal-hal yang bersangkut paut dengan keamanan dan juga keselamatan sebuah negara. Yang jika surat itu disiarkan bisa menimbulkan konflik konflik ataupun permasalahan dan dapat membahayakan keselamatan dan juga keamanan dari sebuah negara
  • Jika surat tersebut memiliki tingkat keamanan rahasia, biasanya disingkat dengan singkatan R. Sebuah surat yang memiliki tingkat keamanan rahasia berisikan mengenai hal-hal yang bersangkut paut dengan keamanan dari suatu negara. Jika surat tersebut disiarkan dengan tidak sah ataupun jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggung jawab, maka negara akan di rugikan.
  • Jika surat tersebut memiliki tingkatan keamanan biasa, biasanya disingkat dengan singkatan B. Sebuah surat yang memiliki tingkat keamanan biasa merupakan sebuah surat yang dapat disampaikan kepada seseorang yang tidak memiliki kepentingan atau hubungan dengan surat tersebut.

8. Kecepatan Dalam Penyampaian

  • Sangat segera ataupun kilat, Surat yang diharuskan untuk memiliki kecepatan penyampaian kilat, biasanya disampaikan pada hari yang sama setelah melakukan sebuah penandatanganan di dalam surat tersebut.
  • Segera , Surat yang harus dikirimkan dengan segera merupakan surat yang harus disampaikan dalam kurun waktu 2 x 24 jam.
  • Biasa, Yang termasuk kedalam kategori Surat biasa adalah sebuah surat yang yang tidak memiliki sebuah agensi,  dan dikirim atau disampaikan kan sesuai dengan urutan yang diterima oleh bagian pengiriman.

Contoh Surat Dinas

Contoh Surat Dinas

Contoh Surat Undangan

PEMERINTAH PROVINSI JAWA BARAT

DINAS PENDIDIKAN SEKOLAH MENENGAH AKHIR  ( SMA ) NEGERI 1 KOTA BOGOR

Jl. Raya Bogor, No. 45, Kota Bogor

________________________________________________________

Bogor, 8 Juli 2012

Nomor : 576/SMK1/2012

Lampiran : –

Perihal : Bincang – bincang ramadhan

Kepada yth.

Orang tua dan juga wali murid

SMK NEGRI 1 KOTA BOGOR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.,

Tidak terasa bahwasannya kita akan memasuki bulan yang penuh berkah yaitu bulan Romadhon. Kami segenap pengurus OSIS akan mengadakan sebuah kegiatan berupa pesantren kilat atau yang biasa disebut dengan sanlat, serta turut mengundang bapak serta ibu dari orang tua siswa SMK NEGRI 1 KOTA BOGOR. Kegiatan ini akan di laksanakan pada :

Hari / tanggal : Kamis/ 15 Juli 2012

Tempat : Aula SMK NEGRI 1 KOTA BOGOR

Acara : Diskusi pengadaan kegiatan sanlat

Mengingat akan pentingnya acara ini,  Kami sangat mengharapkan kedatangan dari bapak dan juga Ibu ataupun wali murid dari siswa SMK NEGRI 1 Kota Bogor. Sekian surat ini kami buat untuk mengundang bapak beserta ibu. Mohon maaf bila ada kekurangan.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

 

Mengetahui,

Ketua OSIS SMK NEGRI 1 KOTA BOGOR

Ramadhan adit prabowo

 

Surat Dinas Osis

OSIS SMP WINDIAN NUGRAHA

Jl. Mekar Saluyu, No. 168, Kelurahan cilendek barat, Kec. Bogor Barat, Kota bogor.

Tlp. (021) 643927138, Email : Smpwindiannugraha12345@gmail.com

________________________________________________________

Bogor, 13 Februaru 2015

No Surat : IX/DIV3/106

Perihal : Pemberitahuan

LAMPIRAN : –

Kepada Yth

Orang tua dan juga wali murid

SMP WINDIAN NUGRAHA

Di tempat

 

Assalamualaikum wr.wb

Buka sehubungan dengan akan diadakannya kegiatan penyerahan jabatan dari pengurus OSIS tahun 2014, Kepada pengurus osis tahun 2015. Kami selaku pengurus OSIS SMP Windian Nugraha akan menggelar acara serah terima jabatan yang akan dilaksanakan pada :

Hari, Tanggal : Kamis, 20 februari 2015

Tempat : Lapangan utama Smp Windian Nugraha

Waktu : 08.00 S / D Selesai

Mengingat akan pentingnya acara ini,  Kami sangat mengharapkan kehadiran dari bapak serta Ibu ataupun wali murid dari siswa SMP Windian Nugraha. Sekian kami buat surat ini dengan penuh rasa hormat,  Mohon maaf apabila masih terdapat banyak sekali kekurangan di dalam surat ini.  Sekian dari kami,

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.

Penanggung jawab

Ketua Osis

Sahma alini putri

Akhir Kata

Itulah tadi ulasan kami mengenai pengertian surat dinas yang meliputi unsur-unsur, ciri ciri,  jenis, fungsi dan tujuan surat dinas, dan masih banyak lagi. Semoga ulasan kali ini dapat manfaat untuk kamu para pembaca setia blog toraccino.id.

Terimakasih telah membaca ulasan ini sampai dengan akhir, semoga kalian semua senantiasa selalu ada dalam lindungan yang maha kuasa. Mohon maaf bila ada kekurangan, sampai jumpa di ulasan kami selanjutnya